Todas las actividades societarias han de tener un soporte documental justificativo de que han sido cumplimentadas. Así, un pago produce un cargo bancario, que se refleja en el correspondiente estadillo, y una factura. Una inspección, del tipo que sea, produce el oportuno certificado o acta, etc. Por tanto, el documento, respalda el cumplimiento de una obligación o la realización voluntaria de cualquier acto, sea societario, o individual (una compra, por ejemplo). Si el acto se realiza y el documento que lo justifica está incorrectamente cumplimentado habrá problemas en el futuro, cuando se necesite acreditar que aquel se realizó, porque no habrá una adecuación entre el acto realizado y el documento que pretende acreditarlo. Peor será que no exista documento: no habrá forma posible de acreditar el acto, éste, formalmente, no ha existido. Si los documentos son importantes en cualquier esfera de la vida empresarial, o al nivel de personas físicas, no lo son menos en el mundo del comercio internacional, donde cobran más relevancia, si se quiere, debido al hecho de que intervienen países distintos, idiomas distintos, jurisdicciones distintas, etc. Además, la existencia de documentos será, en muchas ocasiones, requisito indispensable para que el banco del importador pague.
